Änderung für die Meldung von Konzerten bei der GEMA

Veröffentlicht von Robert Draken am

In diesem Jahr hat sich für die Meldung von Konzerten bei der GEMA eine wichtige Änderung ergeben.

Bislang haben alle Orchester (oder Ensembles) im BDZ, nach einem Konzert ein PDF-Formular zu ihrem Konzert ausgefüllt und darin alle relevanten Angaben zum Veranstalter und zur Veranstaltung sowie zum dargebotenen Programm eingetragen. Dieses Formular wurde dann per E-Mail an Sigrid Ahrend nach Hamburg geschickt, die für den BDZ die weitere Bearbeitung (Ergänzung der Daten, Weiterleitung an die GEMA etc.) übernommen hat. Für diese viele manuelle Arbeit über viele Jahre hinweg ein großer Dank an Sigrid Ahrend!

Ab dem 1. Juli 2022 hat die GEMA nun ihr Meldesystem umgestellt, so dass alle Orchester ihre Veranstaltungen direkt über ein Online-Portal der GEMA selbst melden müssen. Darüber wurden die Orchester und Landesverbände im BDZ Anfang Juni 2022 per E-Mail an die beim BDZ hinterlegten Kontaktinformationen informiert.

Diese Umstellung ist eine Vorgabe durch die GEMA und kann durch den BDZ nicht beeinflusst werden.

Zur erstmaligen Registrierung am Online-Portal der GEMA ist neben einer E-Mail-Adresse die individuelle GEMA-Kundennummer des Orchesters bzw. Landesverbands erforderlich, die durch den BDZ mit der oben genannten E-Mail mitgeteilt wurde. Zusätzlich zu dieser Registrierung ist ein sogenannter „Code“ erforderlich, der von der GEMA per Post verschickt wird und dem BDZ nicht bekannt ist. Mit diesen Daten (E-Mail-Adresse für die Orchester-Registrierung, GEMA-Kundennummer und Code) kann dann die Registrierung am Online-Portal der GEMA erfolgen.

Nach einer einmaligen Registrierung können dann die Konzertmeldungen in diesem Online-Portal selbst erstellt werden.

Eine solche Konzertmeldung ist dabei in zwei Schritte unterteilt: zunächst muss über den „Preisrechner“ eine „Veranstaltung“ gemeldet werden (dabei werden Ort, Datum, Uhrzeit etc. angegeben) und im nächsten Schritt wird dann die sogenannte „Setlist“ angegeben werden. Die GEMA bezeichnet mit „Setlist“ das aufgeführte Programm mit den Details zu den Stücken wie Name, Komponist, Bearbeiter, Verlag etc.

Auf den ersten Blick erscheint dieser Prozess etwas kompliziert zu sein. Daher hat der BDZ-Bundesvorstand für alle Fragen rund um das Thema GEMA auf der Homepage des BDZ (https://zupfmusiker.de)  unter dem Menü BDZ – Der Verband / GEMA eine eigene Seite eingerichtet.

Dort stehen alle zur Änderung erforderlichen Informationen und auch eine vom BDZ-Bundesvorstand erstellte Dokumentation zur Registrierung bei der GEMA und eine Dokumentation zur Konzertmeldung bei der GEMA als PDF-Dokumente zum Download bereit. In diesen beiden Dokumentationen sind sämtliche Schritte für die Registrierung und für eine Konzertmeldung in allen Details und mit Bildschirmfotos beschrieben. Diese Dokumentationen können als Empfehlung angesehen werden, wie eine Konzertmeldung sehr schnell und unproblematisch vorgenommen werden kann.

Zudem wurde auf der oben genannten Seite auch ein Bereich für häufig gestellte Fragen (den sogenannten FAQs – also den „frequently asked questions“) eingerichtet, auf der bislang die im BDZ-Bundesvorstand bekannten Fragen zum Thema GEMA beantwortet werden. Dort finden Sie auch einen Ansprechpartner aus dem BDZ-Bundesvorstand, der bei Problemen gerne weiterhilft.

Sowohl in der Dokumentation zur Konzertmeldung bei der GEMA als auch im FAQ-Bereich ist ausführlich erläutert, welche Konzerte – bzw. welche resultierenden GEMA-Tarife – durch die BDZ-Mitgliedschaft abgedeckt sind.

Alle Informationen rund um das Thema GEMA werden auf diesen Seiten kontinuierlich ergänzt, damit die Umstellung für alle Orchester so einfach wie möglich durchzuführen ist.

Im Vergleich zum vorherigen Prozess einer Konzertmeldung müssen die nahezu identischen Angaben wie zuvor im PDF-Formular erfasst werden. Da das Online-Portal der GEMA für die meisten Anwender jedoch ein völlig neuer Zugang ist, sollte für die erste Registrierung und die erste Konzertmeldung durchaus jeweils ca. eine Stunde eingeplant werden. Weitere Konzertmeldungen sind dann aber in wenigen Minuten zu erledigen, wenn man sich einmal im Online-Portal der GEMA zurechtgefunden hat und den Empfehlungen aus den oben genannten Dokumentationen folgt.

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